Michael Page optimiza sus flujos de gestión documental con Esker

El Grupo Michael Page, líder mundial en selección especializada de mandos ejecutivos, ha seleccionado la solución de Esker para automatizar los procesos de comunicación con clientes, empleados y proveedores. En los últimos años, el volumen de información a gestionar  por el Grupo Michael Page creció de forma exponencial, obligándole a buscar una solución que le permitiera adaptarse a las nuevas exigencias del negocio.

 

Con tal crecimiento, algunos procesos de back-office empezaban a alejarse de los altos estándares de eficiencia que el Grupo Michael Page requería. Principalmente, se habían identificado puntos susceptibles de mejora en las áreas de proceso de documentos por fax y en las comunicaciones con clientes. La compañía necesitaba una solución que automatizara estos procesos y resolviera los problemas de cuello de botella, instalando así un sistema moderno y rápido de procesos empresariales.

 

José Ramón Muñoz, director de informática del Grupo Michael Page para Europa del Sur, explica “En Michael Page siempre hemos apostado por la tecnología. Con Esker el envío de documentos por fax integrado, email y correo externalizado dinamiza la gestión de nuestro Grupo, recorta los gastos generales y nos compromete con el medioambiente al reducir nuestro consumo de papel y otros consumibles”.  

 

Integración Fax/Email, Correo Postal Externalizado: Dos etapas distintas

 

El proyecto de automatización documental empezó en septiembre de 2007 y se realizó en dos fases diferenciadas. En un primer momento, se procedió al envío y recepción de documentos por fax sobre IP para las oficinas de España y Portugal. De este modo, aprovechando la infraestructura de VoIP existente, se integró la solución Esker Fax con Microsoft Exchange y así se habilitó el envío y la recepción de unos 36.000 faxes anuales desde Outlook. Más adelante, se incluyó también la gestión de faxes para Turquía.

 

En la segunda fase, a principios de 2008 se procedió a la externalización del envío de facturas, remitiéndolas a los clientes españoles desde la plataforma Esker Mail On Demand. De esta manera las facturas se formatean con Esker DeliveryWare y se envían en formato tradicional al centro de producción de correo postal de Esker en España donde se realiza la impresión, ensobrado y puesta en correo. Michael Page recibe entonces las notificaciones correspondientes de recepción y/o no recepción de cada una de estas facturas.

 

“Gracias a las 12.000 facturas que vamos a enviar a través de la plataforma Esker Mail On Demand cada año, además de los 36.000 faxes recibidos o enviados con Esker, estamos ahorrando la compra de 240 kg de papel, equivalentes a cuatro árboles, miles de euros en tóner y en el mantenimiento de máquinas. Y sobre todo, estamos mejorando nuestra eficiencia gracias a la reducción del tiempo dedicado a la gestión, la producción y el envío de dichas facturas”, concluye José Ramón Muñoz.

 

 

 

 

Perspectivas de futuro

Ante el éxito de estas primeras implementaciones y gracias a la facilidad con que el sistema permite trabajar con diferentes fuentes de información, Michael Page extenderá en breve el uso del envío de la factura a través de Esker On Demand a sus filiales de Italia y Portugal.

 

¿Por qué Esker?

Michael Page se decantó por las soluciones y servicios de Esker porque ofrecen una plataforma única que simplifica los procesos de gestión documental y, al mismo tiempo, puede tener un crecimiento en línea con el de la empresa.

Una de las principales ventajas ha sido la eficiencia y flexibilidad en los envíos como consecuencia de la automatización, lo que permite al departamento de facturación ser más eficiente y poder gestionar un mayor volumen de documentos.

 

Algunas de las ventajas de las soluciones de Esker incluyen:

 

       Flexibilidad y capacidad de adaptación a cualquier entorno informático

       Facilidad de uso y administración

       Calidad de los servicios de soporte de la solución

       Posibilidad de utilizar la solución en modo externalizado  “On Demand”