La Contratación Electrónica en 8 capítulos: Resolviendo dudas

• El pasado mes de Enero  se aprobaron las nuevas Directivas Europeas en donde se refleja la obligatoriedad de la implantación de la Contratación Electrónica de principio a fin.
• Esto ha generado que los responsables de contratación tengan algunas dudas en como la tecnología se debe implantar para conseguir este objetivo del “principio al fin”.

En el mercado hay diversas empresas tecnológicas que ofrecen soluciones, que cubren una o varias partes de este modelo de implantación global. Hemos desgranado y publicado en una serie de capítulos cuales son las partes en las  que se divide una implantación global como la que están planteando las Directivas Europeas y que requerimientos debe cumplir una solución tecnológica que de soporte a las necesidades de cada uno de los capítulos o fases.

Hemos dividido la Contratación Electrónica en 8 capítulos:

1 - El Expediente Electrónico interno

En este capítulo hablamos sobre como la tecnología puede ayudar en el proceso de ordenar y ayudar desde que la solicitud de un nuevo suministro llega al departamento de contratación hasta la fase de publicación. No entramos en considerar el proceso previo de autorización de una solicitud, ya que a pesar de ser un proceso clave en muchos organismos, este queda fuera del marco legal obligatorio de la Ley de Contratos del Sector Público

2 - Publicación de la Licitación

En este capítulo hablamos de cómo la tecnología puede ayudar primero en el proceso de definir cada uno de los sobres que configuran el expediente de contratación, definir los criterios de valoración, la posterior publicación de la Licitación y la integración con la Plataforma de Contratación del Sector Público.

3 - La Recepción de ofertas

En este capítulo hablamos de cómo la tecnología puede ayudar en el proceso de incorporar las ofertas al expediente de contratación y como la plataforma de contratación electrónica ayuda en la evaluación de las mismas. Exponemos las diferentes matizaciones en cuanto a si la presentación y recepción de la oferta para la licitación ha sido física o ha sido ya de manera electrónica a través del Portal de Licitación Electrónica.

4 - El Contrato

En este capítulo hablamos de cómo una solución adecuada de plataforma de contratación electrónica, debe cubrir aspectos tan importantes como la adjudicación, la formalización del contrato y uno de los puntos clave en muchas organizaciones, dado que el seguimiento de la ejecución representa una gran cantidad de trabajo y atención, eso es el seguimiento del cumplimiento del contrato con todas las tareas nuevas que pueden generarse. Exponemos las diferentes matizaciones en cuanto a si el organismo dispone o no de Portal de Licitación Electrónica.

5 - Seguridad y Archivo del Expediente

En este capítulo hablamos de la seguridad de la información, seguridad en el acceso y consulta de los datos y documentos del expediente de contratación, desde su nacimiento hasta su archivo histórico una vez cerrado. La consulta deberá permitir el acceso no solo de los usuarios tramitadores sino de otros usuarios de la organización. Requisito básico para cumplir con la Contratación Electrónica de “principio a fin”, es poder guardar y consultar toda la información relacionada con el expediente de contratación pública en formato electrónico y de una manera segura.

6 - Plataforma de Licitación Electrónica (1)

En los capítulos anteriores nos hemos referido básicamente a funciones que afectan únicamente a los usuarios internos del organismo. En este capítulo hablaremos de la Licitación Electrónica como la plataforma que nos permite interactuar con los licitadores de una forma segura y legal, por lo tanto los usuarios de esta plataforma no son los propios del organismo, sino que son externos al mismo.

7 - Plataforma de Licitación Electrónica (2)

En esta segunda parte del artículo dedicada a la Plataforma de Licitación Electrónica profundizamos en los aspectos a tener en cuenta en la relación electrónica entre Organismo y licitador, tales como las comunicaciones y notificaciones y la posibilitad de ejecutar una subasta electrónica.

8 - La Facturación Electrónica.

En este capítulo damos unas pequeñas pinceladas de lo publicado por la AGE y la entrada en vigor de la obligación de presentar facturas electrónicamente a partir del próximo 15 de Enero.

Esperamos que esta estructuración en capítulos, ordenados de forma que mantengan en lo posible la cronología en la vida de un expediente, sirva para ayudar a entender desde el punto de vista tecnológico lo que es la Contratación Electrónica y que ello además sirva de ayuda para facilitar la implantación de la misma en sus organizaciones.

Puede consultar la serie completa de 8 capítulos sobre la Contratación Pública Electrónica aquí…