Digitalizar los archivos en papel: La rentabilidad al servicio del medio ambiente

Las cifras no mienten. En España, cada año, se cortan 20 millones de árboles sólo para fabricar papel y, aun así, nuestro mercado es todavía deficitario y tenemos que importar celulosa virgen de otros países como Canadá. Además, las políticas de algunas empresas suponen desplazamientos innecesarios y gastos energéticos que podrían verse recortados sin que se viera afectada la rentabilidad de la compañía.

En las empresas españolas se siguen gastando grandes cantidades de papel innecesariamente. Se realiza, por ejemplo, un elevado número de fotocopias de un documento, para que varias personas puedan tener acceso a la información simultáneamente. Esto supone unos costes elevados y menos rentabilidad para la compañía, que podría invertir el tiempo y el dinero empleados en esta actividad en otras más orientadas a su propio beneficio.

Además, especialmente en las grandes ciudades, existe un problema de espacio. Muchas instituciones, entre ellas hospitales, ayuntamientos o archivos históricos, además de las empresas privadas, siguen manteniendo su documentación en papel, lo que conlleva un problema logístico por la gran cantidad de espacio físico que ocupa. A ello hay que añadirle la dificultad de localización de un determinado documento o la posibilidad de que se extravíe o deteriore la información.

La solución pasa por digitalizar los documentos en papel y conservarlos en formato electrónico, lo que permite a la compañía disponer de copias de seguridad de su documentación y utilizar el espacio físico para otros fines. La digitalización de documentos facilita, además, un acceso inmediato a la documentación, lo que conlleva una optimización de los procesos de trabajo.

Un documento electrónico no se deteriora jamás, lo cual es especialmente importante en el caso de las fotografías. Con la digitalización de los archivos de papel todo son ventajas, pues con el proceso la empresa logra mejorar su gestión documental, y obtiene mayor eficiencia y productividad, y una disminución de costes.

Lo más importante a la hora de digitalizar sus documentos en papel es ponerse en manos de buenos profesionales, capaces de realizar un trabajo de calidad en el menor tiempo posible. El personal experto de la reprografía Nuevo Zorita, en Madrid, puede aconsejarle sobre el mejor sistema de almacenamiento de su documentación en papel. Una solución eficaz para usted y, sobre todo, beneficiosa para el medio ambiente.

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