Consultia Business Travel: Cómo implantar una política de Duty of Care efectiva en los viajes de negocios

El concepto de "Duty of Care" es un componente cada vez más importante dentro de la política de protección al empleado de las empresas. Consiste en la creación de un entorno de seguridad y bienestar para los empleados de una compañía, que se aplica también en la planificación y ejecución de los viajes de empresa.

Así lo afirma el último informe de la Asociación Global de Viajes de Negocios (GBTA) sobre las 5 tendencias actuales en el business travel. En él, se destacan dos componentes en los que piensan las empresas a largo plazo: el bienestar (importancia del estado de ánimo y la tranquilidad de los empleados al viajar) y la gestión de riesgos.

La seguridad y tranquilidad del trabajador, la prioridad de las empresas principal en los viajes de negocios
La inestabilidad política, los desastres naturales, los riesgos sanitarios, las garantías en los alojamientos o el choque cultural son algunos de los aspectos que más tienen en cuenta las empresas a la hora de profesionalizar su área de business travel.

Es fundamental que las empresas desarrollen una evaluación exhaustiva tanto del país como de los riesgos que puede llevar implícito, valorando todos los posibles escenarios que puedan ocurrir. Así, tanto la colaboración con profesionales especializados en viajes de empresa como el uso de lo último en tecnología de gestión de viajes corporativos juegan un papel fundamental a la hora de monitorear la situación en tiempo real y comunicarse eficazmente con los viajeros en caso de emergencia.

Desde Consultia Business Travel, expertos en la gestión integral de viajes de negocios gracias a su solución tecnológica global Destinux, recomiendan planificar adecuadamente una política de "deber de cuidado" que priorice la seguridad en los viajes corporativos y cuente con algunos componentes fundamentales:

Informes detallados del viaje en concreto: La política evidencia la necesidad de disponer de informes precisos de los itinerarios y ubicaciones de los empleados durante sus viajes, lo que permite mantener un registro actualizado de sus actividades y ubicación. Los avances en tecnología que han posibilitado el desarrollo de softwares de gestión de viajes comprenden un gran aliado para la consecución de este objetivo, permitiendo facilitar y agilizar los procesos y centralizar toda la información referente a la gestión del viaje.

Alertas de viaje: La empresa dispone de sistemas de alerta que notifican automáticamente a los empleados sobre posibles riesgos o eventos inesperados en las zonas que están visitando, permitiéndoles tomar decisiones informadas.

Seguimiento de los trabajadores: Mediante la combinación de tecnologías de seguimiento no intrusivo y de un equipo humano dedicado especialmente a asistir al viajero, la empresa puede tener, respetando siempre su privacidad, un conocimiento en tiempo real de la ubicación de sus empleados, facilitando una respuesta rápida en caso de emergencia.

Atención humana inmediata: La política debe garantizar que los empleados tengan acceso a asistencia humana en cualquier momento, ya sea para obtener información o ayuda en situaciones inesperadas. Consultia Business Travel tiene un acuerdo con SOS internacional, disponible para aquellas empresas que lo quieran contratar que les permite asistir al viajero en cualquier parte del mundo si hay alguna situación de emergencia.

Gestión de respuesta a emergencias más graves: En la política de "Duty of Care" se deben contemplar también protocolos claros y detallados para gestionar situaciones de emergencia más graves, como accidentes o desastres naturales, incluyendo la coordinación con las autoridades locales y la evacuación si es necesario.

Consultia Business Travel, con su solución tecnológica Destinux, cubre todas estas necesidades y ha desarrollado una guía completa sobre el Duty of Care, con información detallada que abarca desde las responsabilidades legales y morales, hasta todos los riesgos y desafíos que pueden tener lugar en los viajes corporativos.