Cada trabajador pierde 67 minutos al día en la búsqueda de documentos

El ahorro de tiempo ya se ha convertido en un concepto al alza valorado por gestores y directivos del empresariado español. Y es que las empresas empiezan a comprender el valor de una estrategia basada en el ahorro económico a través de procesos de gestión documental y que revierten en el ahorro exponencial de tiempo. Es frecuente que existan oficinas llenas de papeles e impresos apilados en estanterías que llevan a los empleados a perder más de una hora diaria en la búsqueda de documentos, esta dinámica evidencia la falta de cultura en materia de digitalización ya que se trata de tiempo perdido que la empresa paga igual que el dedicado a labores productivas.

La gestión documental es un tema clave, los empleados pueden subir, descargar o modificar documentos de manera colaborativa con el consiguiente ahorro de tiempo y esfuerzo. En el mercado ya han nacido aplicaciones como Solpheo de Temel, se trata de soluciones cloud para la gestión integral y colaborativa de documentos.

Según Aberdeen Group, las organizaciones con sistemas de gestión documental generan un 30% menos de errores y contribuyen a la reducción del 10% en el gasto operacional derivado del procesamiento de sus documentos. La disponibilidad constituye otro elemento clave para ahorrar tiempo, las empresas pueden acceder a sus documentos a cualquier hora del día, se pueden enviar, descargar o subir documentos, personalizarlos o ponerlos a disposición de clientes u otros departamentos en cuestión de segundos. además de la seguridad y la reducción del espacio los cuales suponen un considerable ahorro presupuestario.

Entre un 10 y un 15% de todos los recursos empresariales se desperdician abocando a directivos y trabajadores a la falta de organización interna. Según Digitalium utilizar estas soluciones documentales repercute en un ahorro del 70% en los costes indirectos potenciando la productividad y el tiempo dedicado a la gestión de archivo.

Poco a poco la legislación se adapta a estos procesos, la ISO 15489-1:2001 define la gestión documental como “un proceso para controlar de modo eficiente y sistemático la creación, recepción, mantenimiento y utilización y disposición de documentos” estimulando esta necesidad entre autónomos, empresarios y organizaciones de toda índole, un proceso de implementación que también está llegando a las administraciones públicas tales como juzgados, hospitales u otros entes públicos.

Fuente: Temel

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