Ahorrar papeleo y tiempo digitalizando la gestión de un comercio

En el día a día de un negocio se dedica demasiado tiempo a tareas que no sirven para mejorar directamente las ventas, pero que son fundamentales para mantener la actividad en marcha: contabilidad, pago de nóminas, facturas, seguimiento de clientes, gestiones con la administración… Normalmente son procesos incómodos y complejos de realizar y, lo más importante, suponen un tiempo precioso que a veces no se tiene.

Según un informe del proveedor de servicios digitales GoDaddy de 2020, un 56% de los autónomos y pequeñas empresas considera la digitalización como un elemento relevante en su negocio. Ese porcentaje se eleva hasta el 90% entre aquellos negocios que ya han aplicado la digitalización a un alto nivel. Muchos de ellos también lamentan no haberse digitalizado antes para poder afrontar mejor la crisis de la Covid-19, que ha traído tantas restricciones físicas.

La Cámara de Comercio de España recoge en sus estudios sobre la digitalización de los negocios que en España, menos de un 25% de las pymes usan servicios en la ‘nube’, solo un 30% usa la factura electrónica y que apenas un 21% realiza formación en TIC (Tecnologías de la Información y la Comunicación). Y los porcentajes son menores en las empresas con menos de 10 empleados.

Areas que pueden mejorarse a través de su digitalización.

-Herramientas digitales para la gestión de facturas.

-Aplicaciones de ofimática conectadas desde varios dispositivos para recoger toda la información en tiempo real y automatizar las gestiones.

-Software de contabilidad. Es la mejor manera de tener las cuentas claras y evitar problemas por descuidos en el registro de las partidas de ingresos y gastos de un negocio.

-Herramientas de organización de tareas: calendarios online y compartidos, plataformas de email con funciones de agenda o asistentes virtuales. En un mundo tan complejo como el actual deben ser utilizadas si no se quiere estar fuera de juego.

-CRM o software de gestión de clientes. Ayuda a tener centralizada la relación con clientes y su información, haciendo un seguimiento más cercano y completo.

-Herramientas de ciberseguridad. Para proteger datos, tareas, rastrear peligros que puedan llegar a través de correos electrónicos y para navegar de forma segura por Internet.

-Almacenamiento de datos en la nube. Mediante servicios que permiten guardar información de forma segura, compartirla de manera sencilla, hacer copias de seguridad y liberar espacio en el ordenador.

-Digitalización de gestiones con la Administración. Mediante la creación de firmas y certificados electrónicos, que permiten, por ejemplo, tramitar permisos, realizar pagos de impuestos o solicitar ayudas económicas.

-Servicios de Big Data. Ayudan a recopilar información sobre los hábitos de compra de los clientes para luego optimizar la oferta. También sirven para conocer los momentos más productivos del negocio, establecer una distribución de tareas más eficiente, los horarios de compra más frecuentes o cuáles son los canales de compra más usados.

Conocer estas herramientas, sus ventajas y cómo funcionan es necesario… y posible. Uno de los principales obstáculos a la digitalización en los pequeños negocios es, precisamente, la falta de formación en este ámbito. Pero nunca es tarde para aprender cómo hacerlo.

Existen muchos recursos al alcance de los emprendedores, como tutoriales en YouTube o webinars, además de plataformas que ofrecen cursos gratuitos para formarse en el ámbito digital.